最近、毎日仕事が10時くらまで終わらん。笑。
昨日は中小企業庁の役人とインボイスの件で意見交換をしたとです。
私みたいな、前職がインストアの仕組みのあるコンビニで店長からマネージャーまでして、転職後、今度は経営者側の視点で支援をしている人間って異色(珍獣種)みたいで、現場の話を真摯に聞いていただけました。
すごく意外。笑。国家天下のために睡眠時間を割いて頑張っている官僚の皆さん頭が下がります。
経営者支援の最前線のリアルな話を今後も伝えていきたいですね。
ということで今日は、ざっくりですが、診断士実習前でパソコン、パソコンいうけど、いったいどんな能力必要なん?って話を簡単にしますね。
1 ワード
最優先なのは、本当に「早く作れること」です。なぜなら、報告書は各パートを受け持って、班員のものをくっつけていく作業です。
この工程が遅れると全体に多大なストレスをかけますので、「文字を早く打てる」ってのは、けっこう重要です。
あと、私はなるべく文字は端的に要点のみを書くようにしていました。もちろん、受け持つパートにもよりますが、1テクニックとしてですが、
①伝えたいことを図やグラフで作成
②その後、文章をくっつける
私はハーマンモデルの右脳と左脳が横並びの性質ですが、元々、右脳派(感覚派)です(後天的に分析脳を意識して鍛えている)ので、表現するものを作成して、文章を作成する作業をしました。
もちろん逆もしかりだし、ごくごくまれに、図より文字のみがわかりやすい、という人がいます。
※36期では1人だけいた。
ただ、大半は伝えたいことを、一目でわかる構造にしたほうが、中小・小規模事業者の経営者にはわかりいいと思います。
あと文章の編集能力の高い人財は、絶対活躍します。具体的には2つ。
①文章の漢字や文脈の修正、濁点とか細かいルールに長けている人(美しい文章を作れる人)
②ワードツールを活用して文字表現を統一した修正やフォント、ページ区切りなどの編集に長けている人(構成を整える技術)
ワード作成能力の高い方は、是非編集について積極的にご協力をお願いします。
皆悪気はないんですが、けっこうこれ間違うと無駄な作業に膨大な時間がかかります。
おすすめは、報告書を作成する前に、「細かいルール」を数時間かけてもいいくらい決めると、そのストレスは減るかもしれません。
いろいろ書きましたが、「頭の中のものを、文章として、早く打てる」が慣れている人はそこまで苦ではないと思います。
2 エクセル
エクセルはグラフ化したりとは最低限できるのは前提ですが、一番は「集計能力」です。
集めたデータの信頼度が低いとすべてが怪しい報告書になります。
どの要因をどの要因とクロスさせるかで、得られる答えが変わってきます。
自分自身である程度、集計から仮説を導けることが重要です。
①ピボットテーブルの活用
②アンケート君の活用
おすすめは①です。正直、私は知りませんでした。期間中に勉強したとです。
https://pasonyu.com/profile/
個人的には、この人のユーチューブチャンネルの解説動画が分かりやすいと思ったので、気になる方はピボットの説明を聞いてみてください。
あと意外な落とし穴ですが、パソコンのスペックが低いとパソコン君が無理しますので、ストレスになりますので、お金かかるけどキチンとしたパソコンとかがいいかもです。見た目だけのタブレット型のスペックが低いのとかは実習向きじゃないかも。
もう1つはアンケート君の活用。フリーソフトですので、ネットからダウンロードできます。
使用方法については少し勉強が必要だけど、事前に準備しておけば、アンケートを作成したものを、他の班員と手分けして、時間の隙間にどんどん打ち込めるので、けっこう実務向けです。
特に一番最初の実習が始まる前の数日間は競合調査とかを独自でルールを決めて、調査に行かないと、ただ競合店の写真を撮っただけで終わるので、アンケート君を活用したアンケート作成はスタートダッシュに重要だと個人的には思いました。
エクセルはとくかく、仮説→アンケート作成→実施→集計→検証の重要なものですので、集計能力の向上をしていた方がいいかもです。
あ、ちなみに私は演習期間中に財務の財務諸表関係を一生懸命作成したけど、金融機関が良いものたくさんもっているから、それもらった方がいいです。数値の集計と仮説は、これでショートカットです。
3 パワーポイント
これは、はっきり言って好みです。私は個人的にはこのパワポが一番好きです。
理由は、どんなに良い報告書をエクセルやワードで作成しても、「最後に社長に伝わらない」なら意味ないと思うからです。
でも、あるあるなんですが報告書作るのに疲弊して、一番大事な発表資料であるパワポが残念になるパターンあります。逆の立場であったら、最後に伝わらなければ、それって失敗と思います。
パワポは特に文字だけなら、下手すると社長とか寝るという事態に(講師で発表中に寝る無責任な人もいるけど)。
なので、私は以下を気を付けました。
①自分はこの人のために何ができて、何を伝えたいのか?
②ここだ!ポイントを図式化
③アニメーションの活用でポイントを出しながら、飽きさせない
④文字は1行~2行
⑤あとは言葉で、「自分の言葉」、「自分のキャラ」で伝える
発表って緊張します。でも、緊張って、自分をかっこつけて見せようとか、失敗したらどうしようとか、「自分に向いている感情」だと思います。
だから、この人に私は何を伝えたい。良くしたい。ためになって欲しい。という、「外に向けての感情」がこのパワポを作成して説明するときの重要な点だと思います。
だから、「アニメーション」。これって、手に触れれば、けっこう簡単なんです。
協調したい部分を浮き出させたり、回転させたり、徐々に工程がでてきて、全体像ができたり、消して、再度出現させたり、私はけっこうこれ作るときウキウキしてました。
時間との闘いなので私は以下を連動させていました。
①エクセル
→自分の描いた図式の作成。
※フレームワークが本当に役立ちます。ピラミッド図、フィッシュボーン、SWOTなど。
演習中にツールを意識してどれだけ作成できたかで後から楽になるかもです。
②ワード
→エクセルで作成した図式を添付
→詳細の文章を作成
※描いた図を根拠立てて、端的に説明するだけなので時間はそんなにかかりません。
個人的には文字→図のほうが時間が絶対かかると思います。
③パワポ
→エクセルで作った図で特に伝えたいものを、そのまま与えられた条件のもと添付
→文字、1文程度
→発表を想起しながら、アニメーションでデコレーション
※けっこうな確率で報告書になかった新たな表現や内容が出てくる場合がありますが、それを作るのも結構時間かかります。
やり方は人それぞれだと思いますが、手前味噌だけど私は報告書関係は作成は早い方て、余った時間を膨大な「実用ツールの作成」に割いていました。最大で30個くらい作ったと思います。
ばぁーって思うままに書いたので、あくまで私の主観ですので、皆さんの考えて是非乗り切ってくださいね。
私は「文章→図式」より、「最初に伝えたいことの結論の概念化(図式化)」→「文章(詳細説明」がたぶん早いと実体験では思いました。
でも、もしかしたら少し訓練がいるかもです。
積み上げ式で行くか、バックキャスト方式で行くかは、個人的には診断士は仮説と結論をまず自分で描けているかの能力勝負のような気がするので、自分はこの会社は「これが真因」というものを設定して、その担当を名乗りでて、バックキャスト方式で作成していけば、けっこういいかと思いました。
今日はこんな感じ。眠い。笑
そうそう、全然どうでもいいかもしれませんが、最近、「ワイヤレスイヤホン」を購入したとです。これ知っていれば、通勤途中でもYouTube先生で時間をとれたかも。いまさらですね。笑。